الهيئة الإدارية (مجلس الإدارة)
مادة (62) الهيئة الإدارية هي السلطة التنفيذية للجمعية العمومية والمشرفة على تنفيذ قرارات وتوصيات الجمعية العمومية وتمثلها في كافة المحافل والمواقف الرسمية والأهلية.
مادة (63) لا يجوز الجمع بين عضوية الهيئة الإدارية والعمل في الجمعية بأجر.
اختصاصات الهيئة الإدارية:
مادة (64) تختص الهيئة الإدارية بـالتالي:
أ- المحافظة على النهج العام للجمعية الحسينية.
ب- المحافظة على ممتلكات الجمعية الحسينية.
ت- إعداد الخطط والبرامج التي تحقق أهداف الجمعية الحسينية.
ث- وضع اللوائح والأنظمة الداخلية الخاصة بالشئون الإدارية والمالية على ضوء النظام الأساسي للجمعية الحسينية.
ج- تشكيل اللجان ومتابعة أدائها باستمرار.
ح- الترتيب والإعداد لاجتماعات الجمعية العمومية الاعتيادية والاستثنائية.
خ- إعداد تقرير إداري ومالي عما تم إنجازه في نهاية الدورة والتهيئة لاجتماعات الجمعية العمومية.
الهيكلة الإدارية:
مادة (65) تتشكل إدارة الجمعية من هيئتين إداريتين (هيئة رجالية وأخرى نسائية) لكل منهما رئيس ونائب وأمين سر وأمين مالي ورؤساء للجان الرئيسية العاملة أو من هم أعضاء إداريون فقط.
مادة (66) على الهيئتين الإداريتين الجديدتين(الرجالية والنسائية) أن تجتمعا مع بعضهما، خلال أسبوع من إعلان نتائج الانتخابات، وذلك لانتخاب رئيسا ونائبا للرئيس وأمينا للسر وأمينا ماليا لكلتا الهيئتين الإداريتين، وذلك عن طريق الاقتراع السري، بحيث يكون للمرأة صوتا في انتخابات الإدارة الرجالية، وللرجل صوتا في انتخابات الإدارة النسائية.
مادة (67) لرئيس الهيئة الإدارية الحق لتعيين نائبا للرئيس أو أمينا للسر أو أمينا ماليا من أعضاء مجلس الإدارة، في اجتماع لاحق خلال اسبوع، في حال خلا أي من هذه المناصب من مترشحين.
مادة (68) على رئيس الجمعية بعدها تعيين رؤساء اللجان الأساسية في الهيئتين الرجالية والنسائية، وذلك بالتشاور مع أعضاء إدارته ورئيسة القسم النسائي وأعضاء إدارتها، وذلك في مدة لا تتجاوز ثلاثة أسابيع من إعلان نتائج الانتخابات.
مادة (69) تمنح فترة انتقالية لمدة ثلاث أسابيع للهيئة الإدارية الجديدة لحين جهوزية هيكلتها الادارية وذلك حتى الحادي من ربيع الثاني، تسير فيه الهيئة الإدارية المنتهية دورتها جميع الأمور الإدارية للجمعية الحسينية. في هذه الفترة تعقد الاجتماعات بين الإدارة الجديدة والإدارة المنتهية دورتها لتسليم العهد.
مادة (70) رئيس الهيئة الإدارية بالقسم الرجالي هو رئيس الجمعية الحسينية.
مادة (71) ترجع الهيئة الإدارية النسائية في عملها لرئيس الجمعية الحسينية.
مادة (72) يرجع الأمين المالي في القسم النسائي في عمله للأمين المالي في القسم الرجالي.
مادة (73) تعلن التشكيلة الإدارية الجديدة لجميع أعضاء الجمعية العمومية حال جهوزيتها وذلك في مدة لا تتجاوز ثلاثة أسابيع من إعلان نتائج الانتخابات.
المجلس المشترك:
مادة (74) يشكل “مجلس مشترك” للتواصل مع القسم النسائي من ثمانية أعضاء، يضم كلا من الرئيس ونائب الرئيس والأمين المالي وأمين السر من القسمين (الهيئتين) الرجالية والنسائية وذلك للمشورة والتخطيط وإقرار خطط العمل الخاصة بالقسم النسائي.
قرارات المجلس نافذة وقتما اتخذت بالنسبة للقسم النسائي.
مادة (75) يرأس المجلس المشترك رئيس الجمعية الحسينية وتكون اجتماعاته شهرية وكلما دعت الحاجة لذلك.
مادة (76) يشترط لصحة انعقاد اجتماع المجلس المشترك حضور أكثر من نصف الأعضاء على أن يكون من بينهم الرئيس أو نائبه وتتخذ القرارات الإدارية بأغلبية الأصوات. ويكون لكل عضو صوت واحد، فإذا تعادلت الأصوات ترجح الكفة التي فيها الرئيس.
رئيس الجمعية الحسينية (رئيس الهيئة الإدارية الرجالية):
مادة (77) تحدد اختصاصات ومهام وصلاحيات رئيس الجمعية الحسينية فيما يأتي:
أ- تمثيل الجمعية الحسينية في المحافل والمواقف الرسمية والأهلية وأمام جميع الجهات.
ب- الإشراف العام ورئاسة القسم الرجالي والنسائي.
ت- رئاسة المراكز التعليمية الرجالية والنسائية (أو يعين من ينوب عنه).
ث- رئاسة اجتماعات المجلس المشترك.
ج- تشكيل اللجان الرئيسية والفرعية المنبثقة من الهيئات الإدارية وتعيين رؤسائها, كما يحق له أن يترأس أيا منها.
ح- رئاسة جلسات الهيئة الإدارية.
خ- متابعة مهام اللجان الرئيسية والفرعية, ويكون مسئولا عن أداء اللجان أمام الجمعية العمومية.
د- يوجه ويحاسب أعضاء الهيئة الإدارية ورؤساء اللجان.
ذ- التوقيع على محاضر جلسات الهيئة الإدارية والجمعية العمومية والقرارات الصادرة عنها.
ر- التوقيع على أذونات الصرف المالية والشيكات والمستندات المالية وكذلك العقود والاتفاقيات، بعد موافقة الهيئة الإدارية.
ز- التوقيع على قرارات فصل الأعضاء.
س- البت في الأمور المستعجلة وفق المصلحة العامة, على أن تعرض على الهيئة الإدارية في أول اجتماع لها.
ش- يحق له عقد جلسات طارئة وذلك بالتنسيق مع أمين السر.
ص- يحق له الإعارة من ممتلكات الجمعية بشرط ضمان سلامتها وذلك بالتنسيق مع رئيس اللجنة المختصة.
رئيسة الهيئة الإدارية النسائية:
مادة (78) تحدد اختصاصات ومهام وصلاحيات رئيسة الهيئة الإدارية النسائية فيما يأتي:
أ- تمثيل الجمعية الحسينية في المحافل والمواقف الرسمية والأهلية الخاصة بالنساء.
ب- رئاسة القسم النسائي وتشكيل اللجان المنبثقة من الهيئة الإدارية النسائية، على أن تعرض على رئيس الجمعية لإقرارها, كما يحق لها أن تترأس أيا منها.
ت- رئاسة جلسات الهيئة الإدارية النسائية.
ث- التوقيع على القرارات التي تصدرها الهيئة الإدارية.
ج- متابعة مهام اللجان الرئيسية والفرعية وتكون مسئولة عن أداء اللجان النسائية أمام رئيس الجمعية والجمعية العمومية.
ح- توجه وتحاسب أعضاء الهيئة الإدارية ورؤساء اللجان.
خ- البت في الأمور المستعجلة وذلك بالتشاور مع رئيس الجمعية الحسينية وفق المصلحة العامة, على أن تعرض على الهيئة الإدارية في أول اجتماع لها.
د- يحق لها عقد جلسات طارئة وذلك بالتنسيق مع أمين السر بالقسم النسائي.
نائب رئيس الهيئة الإدارية(الرجالية والنسائية):
مادة (79) تحدد اختصاصات ومهام وصلاحيات كل نائب رئيس هيئة إدارية فيما يأتي:
يساعد الرئيس في مهامه ويقوم مقام الرئيس أثناء غيابه ويلتزم بأداء المهام التي توكل إليه من قبل الرئيس أو الهيئة الإدارية.
أمين سر الهيئة الإدارية الرجالية: وهو الذي يقوم بالإشراف على كافة الأعمال الكتابية والمراسلات والملفات والسجلات والدفاتر والأوراق والعقود.
مادة (80) يباشر أمين السر بالهيئة الإدارية الاختصاصات الآتية:
أ- تحرير وتوجيه الدعوة وعمل الترتيبات اللازمة لاجتماعات الجمعية العمومية والهيئة الإدارية وتحضير جدول الأعمال وتدوين المحاضر الخاصة بها، وتوقيعها مع الرئيس أو نائبه بعد التصديق عليها.
ب- يقوم بإعداد جدول أعمال جلسات الهيئة الإدارية وإدراج المسائل والموضوعات المقترح مناقشتها من قبل الأعضاء الإداريين ويعرضها على رئيس الهيئة الإدارية ليقرر ما شاء بشأنها ثم يقوم أمين السر بإخطار الأعضاء به قبل موعد الجلسة بثلاثة أيام على الأقل.
ت- إعداد الصيغ المناسبة لجميع المراسلات الخاصة بالجمعية، والقرارات الصادرة من قبل الهيئة الإدارية وكتابتها ثم عرضها عليها قبل تنفيذها.
ث- إبلاغ جميع القرارات والتعليمات الصادرة من قبل الهيئة الإدارية لأعضاء الجمعية العمومية، وعليه متابعة تنفيذها.
ج- إعداد وتقديم تقارير سنوية وختامية عن سير عمل الإدارة للجمعية، وإقرارها من الهيئة الإدارية قبل عرضها على الجمعية العمومية.
ح- استلام محاضر اجتماعات وتقارير اللجان وحفظ المستندات والسجلات الإدارية الخاصة وأختام الجمعية بعهدته.
خ- استلام وحفظ المراسلات الخاصة بشئون الجمعية، وله الحق في فتحها، ولا يجيب عليها إلا بعد حصوله على موافقة الهيئة الإدارية، ولا يعتمدها إذا كانت مجهولة المصدر.
د- يكون مسئولا عن استلام شكاوى واقتراحات أعضاء الجمعية العمومية، وتقديمها إلى الهيئة الإدارية في أول جلسة مقبلة لها وذلك لمناقشتها والبت فيها.
ذ- توكل له مهمة مراجعة بنود النظام الأساسي للجمعية وطرحها على الهيئة الإدارية الرجالية في اجتماعاتها بصورة دورية، وذلك لتقييم الحاجة لتعديل أو حذف أو إضافة أي مادة من هذا النظام وعليه متابعتها بعد إقرارها من المجلس، مع رئيس الجمعية لعرضها على الجمعية العمومية لإقرارها أو رفضها.
مادة (81) يحق لأمين السر أن يستعين بمجموعة من العاملين لمساعدته في بعض مهامه (على أن لا يتجاوز عددهم ثلاثة أفراد سواء بأجر أو دون أجر (لتنشيط حركة العمل الإداري، وذلك بموافقة الهيئة الإدارية.
مادة (82) يقدم عضو الجمعية ما لديه من مقترحات أو شكاوى كتابيا ومسماة باسم الفرد أو الجهة أو المجموعة المرسلة لأمين السر, وعلى الهيئة الإدارية النظر فيها واتخاذ قرار بشأنها خلال شهر واحد على الأكثر.
أمين سر الهيئة الإدارية النسائية:
وهي التي تقوم بالإشراف على كافة الأعمال الكتابية والمراسلات والملفات والسجلات.
مادة (83) يباشر أمين السر بالهيئة الإدارية النسائية الاختصاصات الآتية:
أ- تحرير وتوجيه الدعوة وعمل الترتيبات اللازمة لاجتماعات الجمعية العمومية والهيئة الإدارية وتحضير جدول الأعمال وتدوين المحاضر الخاصة بها، وتوقيعها مع الرئيسة أو نائبتها بعد التصديق عليها.
ب- تقوم بإعداد جدول أعمال جلسات الهيئة الإدارية وإدراج المسائل والموضوعات المقترح مناقشتها من قبل الأعضاء الإداريين وتعرضها على رئيس الهيئة الإدارية لتقرر ما تراه بشأنها ثم تقوم أمينة السر بإخطار الأعضاء به قبل موعد الجلسة بثلاثة أيام على الأقل.
ت- إعداد الصيغ المناسبة لجميع المراسلات الخاصة بالجمعية، والقرارات الصادرة من قبل الهيئة الإدارية وكتابتها ثم عرضها عليها قبل تنفيذها.
ث- إبلاغ جميع القرارات والتعليمات الصادرة من قبل الهيئة الإدارية لأعضاء الجمعية العمومية، وعليها متابعة تنفيذها.
ج- إعداد وتقديم تقارير سنوية وختامية عن سير عمل الإدارة للجمعية، وإقرارها من الهيئة الإدارية قبل عرضها على الجمعية العمومية.
ح- استلام محاضر اجتماعات وتقارير اللجان وحفظ المستندات والسجلات الإدارية الخاصة وأختام الجمعية بعهدتها
خ- استلام وحفظ المراسلات الخاصة بشئون القسم النسائي، ولها الحق في فتحها، ولا تجيب عليها إلا بعد حصولها على موافقة الهيئة الإدارية، ولا تعتمدها إذا كانت مجهولة المصدر.
د- تكون مسئولة عن استلام شكاوى واقتراحات أعضاء الجمعية العمومية، وتقديمها إلى الهيئة الإدارية في أول جلسة مقبلة لها وذلك لمناقشتها والبت فيها.
ذ- توكل لها مهمة مراجعة بنود النظام الأساسي للجمعية وطرحها على الهيئة الإدارية النسائية في اجتماعاتها بصورة دورية، وذلك لتقييم الحاجة لتعديل أو حذف أو إضافة أي مادة من هذا النظام، وعليها متابعتها وعرضها على رئيس الجمعية.
مادة (84) يحق لأمينة السر أن تستعين بمجموعة من العاملات لمساعدتها في بعض مهامها (على أن لا يتجاوز عددهم ثلاثة أفراد سواء بأجر أو دون أجر(لتنشيط حركة العمل الإداري، وذلك بعد موافقة الهيئة الإدارية.
الأمين المالي بالقسم الرجالي (الأمين المالي للجمعية):
مادة (85) يباشر الأمين المالي بالقسم الرجالي الاختصاصات الآتية:
أ- إعداد خطة مالية للسنة المالية الجديدة بمساعدة الرئيس ونائبه، ينظم فيها الشئون المالية للجمعية الحسينية، ويوضح أوجه الصرف والإيرادات، ثم تعرض على الهيئة الإدارية لمناقشتها والمصادقة عليها واعتمادها.
ب- تنفيذ قرارات الهيئة الإدارية المتعلقة بالشئون المالية.
ت- الإشراف على تحصيل جميع الإيرادات، ولا يحق له صرفها مباشرة دون إيداعها في حساب الجمعية.
ث- التوقيع مع رئيس الهيئة الإدارية أو نائبه على أذونات الصرف المالي وعلى الشيكات المسحوبة من البنوك.
ج- الإشراف على حسابات الجمعية والمحافظة على المستندات المالية وكل ما يتصل بالناحية المالية من عُهَد في حوزته.
ح- الاحتفاظ بملف خاص لكل حساب بنكي تابع للجمعية الحسينية.
خ- إعداد ملف لقيد الإيرادات والمصروفات وسجل لقيد أموال الجمعية من منقولات وعقارات وغيرها.
د- إعداد وتقديم تقرير شهري مختصر للهيئة الإدارية عن الحالة المالية للإيرادات والمصروفات للجمعية.
ذ- إعداد وتقديم تقارير مالية سنوية، وختامية للهيئة الإدارية والجمعية العمومية. وتقديم توصيات واقتراحات للهيئة الإدارية القادمة.
الأمين المالي للقسم النسائي:
مادة (86) يباشر الأمين المالي للقسم النسائي الاختصاصات الآتية:
أ- إعداد خطة مالية للسنة المالية الجديدة للقسم النسائي بمساعدة الرئيس ونائبه، ينظم فيها الشئون المالية للجمعية الحسينية، ويوضح أوجه الصرف والإيرادات، ثم تعرض على الهيئة الإدارية لمناقشتها والمصادقة عليها واعتمادها.
ب- تنفيذ قرارات الهيئة الإدارية المتعلقة بالشئون المالية.
ت- الإشراف على تحصيل جميع الإيرادات، ولا يحق له صرفها مباشرة دون إيداعها في حساب الجمعية.
ث- إعداد ملف لقيد الإيرادات والمصروفات للقسم النسائي.
ج- إعداد وتقديم تقرير شهري مختصر للأمين المالي في القسم الرجالي عن الحالة المالية للإيرادات والمصروفات في القسم النسائي.
ح- إعداد وتقديم تقارير مالية سنوية، للأمين المالي في القسم الرجالي وإعداد توصيات واقتراحات للهيئة الإدارية القادمة.
مادة (87) يحق للأمين المالي أن يستعين بمجموعة من العاملين لمساعدته في بعض مهامه , على أن لا يتجاوز عددهم ثلاثة أفراد سواء بأجر أو دون أجر لتسهم في تنمية العائد المالي وضبط المصاريف، وذلك بموافقة الهيئة الإدارية.
مادة (88) تبدأ السنة المالية لمأتم الجمعية الحسينية من أول يوم من ربيع الأول، وتنتهي في آخر يوم من صفر من كل عام هجري.
مادة (89) تدير الجمعية أموالها بنفسها وفقا للمواد المنصوص عليها في نظامها الأساسي واللوائح الداخلية المعمول بها.
مادة (90) رئيس وأعضاء الهيئة الإدارية مسئولون كل في حدود اختصاصه عن أموال الجمعية وعن أي تصرف فيها يكون مخالفا للنظام الأساسي واللوائح الداخلية وقرارات الجمعية العمومية.
مادة (91) تضع الهيئة الإدارية لائحة مالية ينظم فيها الشؤون المالية للجمعية وعلى وجه الخصوص أوجه صرف أموال الجمعية وإيداعها وتحديد رسم الاشتراك السنوي ومقدار المبالغ التي يجوز للامين المالي الاحتفاظ بها كسلفة مستديمة للصرف منها في الحالات الطارئة.
مادة (92) تودع الأموال النقدية للجمعية الحسينية باسمها الذي سجلت به لدى الأوقاف الجعفرية في أحد المصارف البنكية المعتمدة في مملكة البحرين. ولا يسحب أي مبلغ من المصرف إلا إذا وقع الرئيس أو نائبه مع الأمين المالي على الشيك وذلك بقرار من الهيئة الإدارية.
مادة (93) لا يجوز للجمعية الحسينية الدخول في مضاربات مالية، وعليها الالتزام بمراعات الجوانب الشرعية.
اجتماعات الهيئة الإدارية:
مادة (94) تجتمع الهيئة الإدارية بصفة دورية مرتين في الشهر على الأقل بطلب من الرئيس أو طلب بعض أعضائها، وكلما دعت الحاجة لذلك.
مادة (95) يشترط لصحة انعقاد اجتماع الهيئة الإدارية حضور أكثر من نصف الأعضاء على أن يكون من بينهم الرئيس أو نائبه وتتخذ القرارات الإدارية بأغلبية الأصوات. ويكون لكل عضو صوت واحد، فإذا تعادلت الأصوات ترجح الكفة التي فيها الرئيس.
مادة (96) اجتماعات الهيئة الإدارية سرية, ولا ينبغي تصدير أجندتها ويلتزم كل الأعضاء سرية النقاشات، كما لا يجوز لأعضائها إظهار الخلاف أمام الملأ, بل يجب حل الخلافات داخليا في جو يسوده الاحترام المتبادل وتناقش فيه القضايا بموضوعية وهدوء.
الانسحاب أو الإقالة من الهيئة الإدارية:
مادة (97) يتعين على من يرغب في الانسحاب (أو الاستقالة) من عضوية الهيئة الإدارية أن يشعر الهيئة الإدارية كتابيا عن طريق أمين السر وإعطاء الهيئة الإدارية فرصة شهر كامل قبل المصادقة عليها أو رفضها.
مادة (98) يتوجب على العضو المنسحب (أو المستقيل) من عضوية الهيئة الإدارية مواصلة أداء مهامه كاملة لحين المصادقة على طلبه.
مادة (99) في حالة عدم البت في طلب الاستقالة من قبل الهيئة الإدارية خلال شهر واحد من استلامه، تعتبر استقالته من الهيئة الإدارية مقبولة ومصدق عليها ضمنيا وتبقى عضويته فاعلة في الجمعية العمومية.
مادة (100) في حالة رفض طلب الاستقالة من قبل الهيئة الإدارية وإصرار العضو على طلبه، تتحقق الاستقالة ويصادق عليها تلقائيا إذا ما قدم طلب استقالته مرة ثانية بينما تبقى عضويته فاعلة في الجمعية العمومية.
مادة (101) إذا استقال أو أقيل رئيس الجمعية أو نائبه أو الأمين المالي أو أمين السر فيتم تدوير المناصب الإدارية مجددا وذلك بالاقتراع السري داخل الهيئة الإدارية.
مادة (102) يحل العضو الاحتياط الحاصل على أكثر أصوات الجمعية العمومية (بعد أعضاء الهيئة الإدارية) في آخر انتخابات أجريت لتحديد أعضاء الهيئة الإدارية محل العضو المستقيل أو المفصول أو المتوفى وتكون عضويته مكملة لمدة عضوية سلفه، وفي حالة عدم موافقته يستعاض بالعضو الذي يليه فإن لم يوجد يتم الدعوة لإجراء انتخابات تكميلية للهيئة الإدارية إذا كانت المدة المتبقية أكثر من ثلاثة أشهر.
سجلات الهيئة الإدارية:
مادة (103) تحتفظ الهيئة الإدارية في مقرها بالسجلات التالية:
أ- سجل لقيد الأعضاء يبين اسم كل عضو ورقمه الشخصي وتاريخ قبول عضويته وتاريخ تسديده للاشتراكات السنوية.
ب- سجل محاضر جلسات الهيئة الإدارية وقراراتها: على أن توقع المحاضر من قبل الرئيس وأمين السر وجميع الأعضاء الحاضرين.
ت- سجل يدون فيه محاضر اجتماعات الجمعية العمومية وقراراتها.
ث- ملف لقيد الإيرادات والمصروفات.
ج- سجل لقيد مخازن الجمعية وجميع العقارات والمنقولات وغيرها من العهد التي تملكها الجمعية يبين حالها وحركتها.
ح- أرشيف لفعاليات وأنشطة المأتم من صور وأشرطة وغيرها. ويجوز لها إنشاء سجلات أخرى حسب الحاجة.
خ- سجل للرسائل الصادرة وآخر للرسائل الواردة بما فيها مراسلات البريد الالكتروني.
د- للهيئة الإدارية – إذا لزم الأمر – إضافة بيانات وسجلات أخرى.
